¿Las circunstancias actuales no te permiten planificar un evento presencial? No es necesario cancelarlo o postergarlo. Una de las maravillas que nos ofrece este siglo es tener la posibilidad de planificar un evento en línea… ¿Cómo hacemos esto? ¡En las siguientes líneas te lo contaremos!
Dentro de cualquier empresa es bastante usual que los viajes de incentivo, conferencias o cualquier tipo de eventos se conviertan en un elemento de importancia y relevancia para todos los trabajadores e invitados.
Sin embargo, cuando circunstancias externas no permiten que la realización de estos viajes y eventos se den de la forma esperada, siempre es importante estudiar las opciones y posibilidades para que la palabra “Cancelar” no entre dentro de nuestro vocabulario.
Es usual que una empresa se destaque en la organización de un evento, sobre todo cuando tiene un DMC de respaldo. Sin embargo, es importante resaltar que ésto no sólo cuenta para eventos presenciales, pues un evento en línea puede de igual forma destacarse y tener una planificación y organización que esté por todo lo alto.
Por lo tanto ¿Por qué no hacer un evento en línea de forma exitosa?
Lo cierto es que, el querer realizar eventos a través de la web para mantener unidos los lazos empresariales y las relaciones laborales, es una excelente opción para cualquier empresa, pues esto garantiza que la misma logre permanecer activa incluso a la distancia.
Por ello, si ya es un hecho el querer lanzarse a la aventura de realizar un evento Online, es importante tener en cuenta las herramientas a utilizar, las tareas que debemos evaluar y cómo organizarlas de tal forma que nos aseguren el éxito esperado.
Gracias al acelerado ritmo de los avances tecnológicos, organizar un evento sigue estando al alcance de nuestras manos sin importar qué tan lejos nos podamos encontrar unos de otros.
Ahora bien, debemos enfocarnos en lo siguiente: ¿Cómo podemos organizar un evento en línea? La verdad es que es más sencillo y cómodo de lo que nos imaginamos, y aquí te damos diferentes tips para lograrlo.
Cómo llevar a cabo tu evento Online
La planificación de un evento en línea no es tan diferente a la planificación de un evento presencial. Si bien es cierto que cambian algunos detalles, la verdad es que un evento en línea puede ser incluso más sencillo de organizar.
Teniendo la certeza de que tu evento Online podrá estar al alcance de todos, es importante enfocarse en algunas de las herramientas que serán útiles para la creación de tu evento, desde las redes sociales, hasta las plataformas a utilizar para su desarrollo.
Gracias al fácil manejo y acceso de las redes, y a la innovación y creación de sitios web corporativos, cualquier planificación de un evento Online terminará siendo algo muy sencillo e incluso hasta divertido.
Sólo necesitas alcanzar los objetivos primordiales que planteamos a continuación y lograras el evento en Línea que tanto esperabas.
Planificación del evento
Claramente lo primero que debes idear es la temática del evento. Aquí entrarás en contexto, pues es momento de plantear qué es lo que deseas realizar para tu empresa y quiénes son los que formarán parte de ello.
Lo usual antes de todo evento es tener el objetivo del mismo claro. Una planificación detallada de las actividades, fechas tentativas, invitados especiales y el tener en mente que todo esto será a distancia, es la base para comenzar a darle forma a lo que será un evento increíble.
A diferencia de un evento presencial, las tareas a tener en cuenta esta vez cambiarán un poco, pues en la organización ya no estamos hablando de detalles como un salón de conferencias, refrigerio, hospedaje, boletos de avión, entre otros mil detalles.
Ahora, tus preocupaciones serán: ¿Es ésta es la mejor plataforma Online? ¿Mi evento será de ponencias, interactivo, conferencias a distancia?¿Qué actividades pueden llamar la atención de todos los invitados para que se mantengan en línea?
Por este motivo, es necesario que en este primer paso tengas todos los detalles posibles del evento resueltos para poder así seguir organizando y planificando como de costumbre.
Recuerda que antes de ir al siguiente punto debes ya tener bastante claro con cuantas personas vas a contar, cuantas personas deseas captar para tu evento y, por supuesto, debes contar con la elaboración de un presupuesto adecuado que te permita llegar a lograr un evento de calidad.
Uso y manejo de las redes sociales y correo electrónico
El uso de las redes sociales será un factor vital en la planificación del evento que deseas realizar, por lo que es importante tenerlas en cuenta y hacer de ellas una parte importante del mismo.
Gracias a las redes, puedes difundir de una manera versátil y creativa el mensaje que deseas hacer llegar, las invitaciones al evento, y la publicidad del mismo.
Al tener un diseño adecuado en dichas invitaciones que capte la atención de cualquier usuario, sabemos que es bastante sencillo realizar la publicidad que el evento necesita, logrando llegar a cada rincón con un simple click.
Opinamos que las redes suelen tomar un papel fundamental antes, durante y después del evento, iniciando con la estrategia para dar a conocer el sitio web de la empresa, prosiguiendo con la publicidad en vivo de cada usuario en el momento en el que el evento se esté llevando a cabo, y finalmente como una forma de obtener diversos reviews con las opiniones de todos los partícipes, comentando su experiencia con dicho evento.
Por este motivo, un detalle que no debe pasarse por alto es el realizar una planificación o una estrategia para las redes sociales, buscando así el objetivo de brindar la publicidad que el evento requiere.
Además, también es importante tener en cuenta que el uso del correo electrónico es relevante para mantener informados a aquellos colegas o amigos cercanos a los que desees realizar una invitación especial, o de igual forma si ocurre que el evento que estás planificando es privado y no requiere de publicidad.
Diseño de una página web
Seguidamente, parte fundamental de lo necesario para lograr el éxito que deseamos alcanzar en este evento digital, es la disposición de una página web bien distribuida en la que podamos proporcionar la información necesaria sobre cómo y cuándo queremos desarrollar el evento.
La clave principal en ésta, es contar con un programa de actividades detallado y horarios bien especificados para guiar de manera adecuada a todos aquellos que quieran ser partícipes del mismo.
Gracias a la página web, puedes disponer para tus invitados un cómodo acceso y registro, dándoles la certeza de obtener información oficial de forma sencilla para poder así desenvolverse de manera adecuada en el transcurso del evento.
¿Dónde y cómo llevo a cabo mi evento?
Como organizador te preguntarás… ¿Cómo llevo a cabo la ejecución del evento luego de haber hecho las respectivas planificaciones y la publicidad necesaria para dar cabida y atención al mismo?
Lo cierto es que hay un montón de herramientas para que esto suceda, pero nos limitaremos a mencionar nuestras favoritas y las más accesibles para realizar un evento de altura.
Como herramienta principal tomaremos a Skype, pues para videoconferencias puede llegar a ser realmente la cereza que le faltaba al pastel. A través de esta plataforma, no importa la distancia. Podrás desenvolver de forma ideal tu evento sin ningún problema haciendo uso de ella.
No obstante, también te puedes decantar por una herramienta más social como Facebook Live, o usar las modernas video comunicaciones empresariales de Zoom, contando así con alternativas.
Lo único que debes tomar en cuenta para tu decisión es el tipo de evento que deseas realizar, quiénes serán tus invitados y qué plataforma puede ser de más agrado para los mismos.
Prevención en todo momento
Una empresa precavida vale por dos… ¿Era así que se decía?… Sino, no importa. Lo importante es el siguiente consejo.
Las sorpresas inesperadas muchas veces pueden ser de nuestro agrado, pero cuando se trata de un evento de calidad, todo aquello que sea externo a la planificación no siempre llega a ser positivo.
Para evitar sorpresas inesperadas, es momento de tener precaución con todo aquello que pueda arruinar el evento, como por ejemplo una mala conexión.
Imagina estar en plena videoconferencia, en la que todo esta cursando de la forma esperada con tus invitados, tus colaboradores y de pronto… se cae la conexión.
Quizá no es algo que pueda ocurrir de forma usual, pero no esta de más tener un plan de contingencia ante este tipo de eventos.
Nuestra recomendación es que debes tener en cuenta dentro de tu presupuesto un gran soporte técnico y servicios adecuados de conexión segura (al menos con quienes serán los protagonistas principales del evento), para que no haya inconveniente alguno durante el desarrollo del mismo.
Por otro lado, es importante ser solidario con todos los participantes del evento. Si por algún inconveniente alguno de ellos no logró participar o realizar su conexión durante la totalidad del mismo, es bueno grabar y guardar el contenido para luego compartirlo con todas las personas que no pudieron asistir.
Es momento de planificar y organizar un evento Online a la altura de las expectativas, y ya tienes todo lo que necesitas para hacer de éste una experiencia inolvidable.
El equipo de Coventur se enorgullece de ofrecerte las herramientas necesarias para seguir planificando tus eventos a pesar de las circunstancias.
Como tu DMC ideal, te ofrecemos el apoyo y te damos ánimos para que sigas planificando los mejores eventos sin perder calidad y ofreciendo siempre proyectos corporativos de altura. No importa si tu evento es en línea o presencial, Coventur permanece a tu lado para juntos alcanzar el éxito.
Pon manos a la obra y conquista las redes. El evento perfecto está en tus manos.
Comentarios recientes